Snel schilderen

Wiebe de Ridder

By Wiebe de Ridder
11 Feb 2015
Live,

Onderhoud voor woningcorporaties. Doel is de dienstverlening naar huurders te optimaliseren en de kosten laten dalen.

In check heeft het team (timmerman, voorman, projectleider, calculator, bedrijfsleider en financieel directeur) onderzoek gedaan  naar hoe het werk werkt. Zij onderzoeken een afgerond concreet planmatig onderhoudsproject, een schilder project van 96 woningen: welke acties zijn gedaan, waar zit hoeveel verspilling en hoe komt het dat die verspilling daar optreedt?

Enkele resultaten uit CHECK:

  • Het project heeft een doorlooptijd (van de vraag om een offerte tot de laatste (financiële) handeling) van 1,5 jaar. De klus, het schilderen zelf, duurde 10 weken.
  • Van de 55 hoofdstappen zijn er 11 stappen waardewerk; activiteiten die waarde hebben voor de bewoner.
  • Het werk is door 15 mensen gecontroleerd.
  • Er is minimaal voor 12 man weken aan uren verspild.
  • Er is minimaal een besparing mogelijk van 20%; 2 mln op jaarbasis.
 

Oorzaken van de verspillingen en de lange doorlooptijd zijn deze vier systeemcondities :

  • De wijze van samenwerken met de opdrachtgever en afdelingen onderling. Veel schotten en lagen en functionele arbeidsdeling. Hierdoor ontstaat veel overdracht van werk, onduidelijkheid, dubbeling van werk.
  • Sturen op budgetten en normen: veel tijd en geld gespendeerd aan controle systemen, budgetten opstellen, afstemmen van financiële sturing met opdrachtgever.
  • Procedures, procuraties, interne en externe eisen: veel interne procuratie en autorisatie, controles, bewakingen, handtekeningen vragen om goedkeuring.
  • Vertrouwen op inspectie en controle om de gewenste kwaliteit te leveren. Het werk wordt vele malen gecontroleerd door verschillende mensen.

In PLAN ontwikkelt het team een werkwijze vanuit de doelstelling van de klant, de bewoner: Help mij mijn woning te onderhouden, verbeteren en verduurzamen indien nodig.

Er zijn 9 acties ondernomen om de dienstverlening naar de bewonen te verbeteren:

  1. Een standaard werkwijze per type klantvraag indelen.
  2. Zo snel mogelijk aan de slag bij de bewoner en het voortraject aanpassen.
  3. Werken in klantteams, zodat er minder overdacht plaatsvindt.
  4. Continu werken aan beperkt aantal projecten: Een project eerst helemaal afmaken, voordat een ander project start.
  5. Elke dag verbeteringen benoemen en zo nodig het proces aanpassen.
  6. Inzicht in vermogen: waar gaat het de klant om.
  7. Samenwerken aan het systeemdoel: met opdrachtgever, leveranciers en onderaannemers (de systeempartners) samenwerken.
  8. De relevante informatie over het project delen met de systeempartners en tijdens het werk aanvullen/ verbeteren
  9. Alleen werken met regels en procedures die de medewerkers ondersteunt met het doen van het waardewerk.

Uit deze 9 acties is een nieuw proces voortgekomen, waarbij de projecten van de opdrachtgever in 1x wordt geschouwd en de aanpak en de prijs van elk project wordt bepaald. Vervolgens worden gedurende het jaar de projecten achter elkaar door uitgevoerd. Deze nieuwe werkwijze levert een besparing op in doorlooptijd van 60 weken en 46% in kosten tov de kostprijs.

  Meer informatie? Bezoek de pagina van de nieuwe Systeemaanpak Plus!

Harry WelchServiceCompanyOrganisatie adviseur 06-51541424 h.welch@servicecompany.nu

Martijn Verschoor USP Marketing Consultancy Onderzoeksconsultant Klanttevredenheid 06-41314765 verschoor@usp-mc.nl