Tien tips die organisatieverandering tot een succes maken!

Wiebe de Ridder

By Wiebe de Ridder
29 Sep 2015
Live,

Tip 3: de beste managers zijn managers die systeemcondities veranderen.

Het derde deel over De Systeemaanpak Plus gaat in op het verbeteren van systeemcondities als sleutel tot betere prestaties. In veel organisaties houden managers zich voornamelijk bezig met het beheersen van kosten en daarnaast het aansturen, instrueren en (achteraf) controleren van hun medewerkers. Dit kost veel tijd en heeft weinig effect, omdat maar liefst 95% van de omvang van de (werk)productiviteit wordt bepaald door de systeemcondities waarin mensen het werk moeten doen. Dit is iets waar de meeste managers niet op sturen.

Een voorbeeld

          Wanneer monteurs 's morgens op weg gaan met:

  • een onvolledige werkbon,
  • een mobiel apparaat dat niet goed functioneert,
  • het verkeerde gereedschap,
  • zonder goede opleiding en
  • zonder een actuele materiaalvoorraadHoe groot is dan de kans dat een monteur zijn werk in één keer goed kan doen? Helpt het als we zeggen: "Doe beter je best!"?Wie is verantwoordelijk voor de systeemcondities waarin monteurs hun werk moeten doen? 

Dus: probeer niet om mensen te veranderen, maar kies ervoor systeemcondities te veranderen.Zo goed als alle managers werken in het systeem aan de motivatie van medewerkers. Maar dit is een behoorlijke vergissing blijkens het bovenstaande praktijkvoorbeeld.

Wat denkt u dat er gebeurt met de motivatie van medewerkers als het werk door slechte voorbereiding, ingewikkelde procedures, niet-optimale IT-ondersteuning en beroerde samenwerking tussen teams en organisaties steeds moeilijker verloopt?

En wat heeft een medewerker aan een manager die niet weet hoe het werk 'werkt' en niet kan helpen om het werk beter te doen?

De beste managers zijn managers die anderen helpen om beter te presteren.

In excellente teams helpen managers en medewerkers elkaar om de condities in het systeem (de kaders waarbinnen zij hun werk moeten doen) te optimaliseren.

Wanneer teams in CHECK de flow van werk onderzoeken, ontdekken ze veel verspilling. Verspilling ontstaat wanneer de condities in het systeem sub-optimaal zijn. Management en teams zitten gevangen in het systeem. Wanneer ze de flow van het werk gaan optimaliseren en samen werken aan het systeem, vindt een radicale verandering plaats in de rolverdeling tussen manager en medewerker.

Medewerkers signaleren sub-optimale systeemcondities (zaken die hen verhinderen om het werk perfect te doen) en bedenken oplossingen om het werk weer te laten werken. Managers gaan hen helpen om de gewenste verandering voor elkaar te krijgen.  De Systeemaanpak Plus kent acht systeemcondities. Er zijn dus acht 'knoppen' waar teams aan kunnen draaien.

Hoe kan ik je helpen om het werk weer te laten 'werken'?

Management helpt medewerkers door ervoor te zorgen dat kleine verbeteringen stapje voor stapje worden ingevoerd. Zo verandert de relatie van instrueren & controleren naar inspireren & faciliteren. Dit is de kunst van dienend leiderschap!

Diendende managers werken daarom vooral aan 2 zaken:

1. Het aanpassen van systeemcondities, zodat medewerkers het werk ‘in één keer perfect’ kunnen doen. 2. Het ontwikkelen van betrouwbare metingen die in kaart hoe goed de corporatie is (en wordt) in ‘huurders wel of niet in één keer perfect helpen’.

Er is een relatie tussen denken, systeem en prestatiesWanneer managers teams helpen om deze beide zaken voor elkaar te krijgen, kan een organisatie zich ontwikkelen richting excellentie. Wij leren management en teams hoe ze systeemcondities kunnen veranderen zodanig dat prestaties meetbaar verbeteren. En we introduceren (nieuwe) metingen die iets zeggen over de waardering van de prestatie door de huurder. Hierdoor kunnen teams duurzaam en continu verbeteren en innoveren richting perfect.

Stel dat we dit een kans willen geven...Erkennen dat we iets niet weten is de eerste stap in de richting van een nieuwe leerervaring. Wilt u ook leren hoe u uw huurders beter kunt helpen, medewerkers kunt motiveren en de productiviteit kunt verbeteren door uw organisatie te besturen als een systeem? Neem dan contact ons op. We spreken u graag.

ServiceCompany en USP hanteren De Systeemaanpak Plus om management en teams te leren hoe ze huurders beter kunnen helpen. De Systeemaanpak is een door ServiceCompany in eigen huis ontwikkelde verandermethode die gebaseerd op de beste elementen uit Systeemdenken, Vanguard Method en Lean.

De ‘Plus’ staat voor een tweezijdige meting (huurder en organisatie) die gedurende de invoering van De Systeemaanpak keihard bewijst dat deze aanpak indrukwekkende vruchten afwerpt. Zo stijgt de klanttevredenheid naar grote hoogten  wordt er (veel) efficiënter gewerkt en worden grote hoeveelheden geld bespaard.

Wij helpen uw klantprocessen op een nieuwe manier organiseren, gebaseerd op inspireren en faciliteren. Hierdoor krijgen corporaties (en hun huurders) tegen een fractie van de kosten een duurzaam en beter resultaat. Wilt u écht iets veranderen in uw organisatie?

Meer informatie?Bezoek de pagina van De Systeemaanpak Plus. Of neem contact op met:

Harry WelchServiceCompanyOrganisatie adviseur 06-51541424 h.welch@servicecompany.nu

Martijn VerschoorUSP Marketing ConsultancyOnderzoeksconsultant Klanttevredenheid 06-41314765 verschoor@usp-mc.nlAndere artikelen in deze reeks teruglezen?

  • Tip 2 ‘Verander je manier van denken, dan volgt doen vanzelf’ teruglezen? Klik hier
  • Tip 1 ‘Veranderen kun je een ander niet laten doen’ teruglezen? Klik hier